Przechowywanie dokumentów z danymi osobowymi

Zasady przechowywania dokumentów z danymi osobowymi są określone w przepisach obowiązującego w Polsce prawa. Przepisy mówią, że akta mają być chronione, ale nie precyzują, co to znaczy. Pracodawca musi więc opracować konkretne dotyczące tego zasady, gdyż za zaniedbania w tym zakresie grożą kary.

Jak przechowywać dokumenty zawierające dane osobowe?

Ustawa o ochronie danych osobowych nakazuje ochronę tożsamości osób oraz przechowywanie dokumentów w sposób uniemożliwiający przejęcie ich przez osoby trzecie. Ustawa i inne przepisy nie określają jednak, że należy zastosować drzwi antywłamaniowe czy szafy pancerne. Trzeba jednak stosować zabezpieczenia odpowiednie do wartości danych oraz do ewentualnych zagrożeń. Ważne jest, aby tak zabezpieczyć pomieszczenie i szafy, w których przechowywane są dokumenty podlegające ochronie, aby dostęp do nich miały jedynie osoby uprawnione. Absolutnie nie można ich trzymać na półkach czy w biurku, a najlepiej w dużej, metalowej i zamykanej na zamek szyfrowy szafie.

Biurko zawsze musi być czyste

Należy pamiętać, iż to szef odpowiada za naruszenie bezpieczeństwa dokumentów. Dobrą praktyką jest też zastosowanie polityki czystego biurka dla dokumentów papierowych i nośników elektronicznych. Oznacza to, że miejscem na przechowywanie dokumentów nie może być biurko. Rzecz jasna, jeśli jest taka potrzeba, kadrowa może ich używać, ale w przypadku dłuższej nieobecności przy stanowisku pracy lub po jej zakończeniu musi umieścić dokumenty i nośniki zawierające dane osobowe w bezpiecznym miejscu, np. w zamykanej szafce. Ma to uniemożliwić dostęp do nich osobom nieuprawnionym.

Praktyczne informacje dotyczące przechowywania dokumentów z danymi osobowymi

Nie ma znaczenia to, czy szafy są metalowe i jakie mają zamki. Opancerzona szafa nie spełni swojego zadania, jeśli klucze nie będą schowane w bezpiecznym miejscu. Kluczyka do szafek nie można chować w tak zwanym „umówionym miejscu”, a klucza do drzwi wejściowych w zamkach od strony korytarza. Nigdy również nie wolno zostawiać interesanta samego w pokoju. Danych osobowych osób aplikujących o pracę nie można przetwarzać w celu innym niż rekrutacyjnym. CV kandydata, którego nie zatrudniliśmy, możemy przechować tylko wtedy, gdy zakładamy, że będzie on mógł (jeśli wyrazi na to zgodę) wziąć udział w kolejnej rekrutacji. Musimy jednak bardzo dobrze zabezpieczyć taką bazę z aplikacjami, a wgląd do niej mogą mieć tylko osoby pracujące w dziale rekrutacji. W przypadku, gdy dokumenty przesyłane są drogą elektroniczną, koniecznie musimy zabezpieczyć połączenie.

Odpowiednie przechowywanie dokumentów z danymi osobowymi jest niezwykle ważne. Zakupmy odpowiednie szafy i zwracajmy uwagę na właściwe przeszkolenie pracowników. Błędy mogą nas sporo kosztować.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *