Jak długo przechowywać ewidencje czasu pracy?

Hard working woman is always on time at work

Ewidencja czasu pracy jest obowiązkiem nałożonym na pracodawcę. Jednak sposób przechowywania nie jest określony prawnie, jedynie okres w jakim pracodawca ma obowiązek zachować dla kontroli uprawnionych instytucji. Jakie są zatem podstawowe zadania pracodawcy w tym względzie?

Sposób nie ma znaczenia

Zgodnie z obowiązującym prawem pracy pracodawca ma obowiązek ewidencjonować czas pracy swoich pracowników. Dla uprawnionych instytucji, takich jak Państwowa Inspekcja Pracy nie ma znaczenia forma przechowywania o czym informują na swoich oficjalnych stronach internetowych. Czas przechowywania ewidencji czasu pracy swoich pracowników to trzy lata. Ważne jest, jeżeli ewidencję czasu pracy przechowujemy w formie elektronicznej, aby można z tej formy łatwo wydrukować w postaci prostego raportu. Taka forma ewidencji czasu pracy jest akceptowalna przez wszystkie odpowiednie instytucje uprawnione do kontroli czasu pracy pracowników w twojej firmie. Wraz z wprowadzeniem komputerów do firm ewidencja czasu pracy stała się łatwiejsza dla działu odpowiedzialnego za to w firmie. Obecnie wszelkiego rodzaju karty magnetyczne, które najczęściej służą również jako identyfikatory w firmie, powiązane są z czytnikami, które przesyłają dane dotyczące wejścia i wyjścia z pracy. Dzięki takim ułatwioną można czytniki kart w odpowiedni sposób zsynchronizować z programem ewidencji czasu pracy lub księgowym i płacowym, który automatycznie będzie wyliczał wynagrodzenie miesięczne.

Zeitstress

Czas przechowywania

Ewidencję czasu pracy pracowników należy przetrzymywać minimum trzy lata od zakończenia okresu, którego ewidencja dotyczy. Jest to dokument, który tylko informuje, że pracownik był w pracy w danych godzinach i dniach. Ewidencja czasu pracy nie stanowi dokumentu określającego przebieg zatrudnienia, pełnionego stanowisko czy uprawnień nabytych do emerytury czy renty. Tego typu dokumenty, czyli teczka osobowa pracownika zgodnie z obowiązującym prawem pracodawca musi przechowywać przez pięćdziesiąt lat, od dnia zakończenia współpracy z pracownikiem. Ewidencja czasu pracy pracowników jest dowodem na podjęcie pracy i zakończeniu jej w określonym czasie, co stanowi podstawę do wyliczenia należącego się wynagrodzenia. Dobrze skonfigurowane programy kadrowo-płacowe z pewnością ułatwiają kontrolowanie czasu pracy pracowników, archiwizację i ewentualne przedstawienie dowodów godzin pracy grupy pracowników dla odpowiednie instytucji. Można również zauważyć, że ewidencja czasu pracy przechowywana w formie elektronicznej z pewnością zajmuje mniej miejsca i jest bardziej ekologiczna ze względu na drukowanie tylko potrzebnych kart.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *